Selasa, 31 Agustus 2010

PENGEMBANGAN SISTEM PERLU/TIDAK?

Pengembangan sistem berarti menyusun sistem baru untuk mengganti sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki bagian bagian tertentu dalam sistem lama.

Pengembangan sistem perlu dilakukan jika :
1.    Ada Permasalahan dalam sistem yang sedang berjalan.
a.    Ketidakberesan
i.    Kecurangan yang disengaja. Misalnya mahasiswa dapat merubah nilainya menjadi lebih baik dan sistem tidak menyediakan kontrol untuk pengubahan ini. 
ii.    Kesalahan kesalahan operasi yang dimungkinkan karena sistem yang tidak beres. Entri nilai siswa bisa tertulis dengan nilai Z
iii.    Operasional yang tidak efisien. Mahasiswa harus melakukan antrian pembayaran SPP
iv.    Kebijakan manajemen yang tidak ditaati dan dimungkinkan oleh sistem. Dengan sedikit lobi mahasiswa dapat mengubah nilainya jika mendapatkan tanda tangan dari pejabat tertentu padahal dalam aturan penilaian tercantum bahwa penentuan nilai adalah hak dari dosen pengampu mata kuliah


b.    Pertumbuhan Organisasi
i.    Ketika jumlah siswa kurang dari 1000 orang sistem KRS dilakukan di laboratorium bisa selesai hanya 1 minggu , ketika 3000 orang mahasiswa maka akan memakan waktu 3 minggu. Jika sistem tidak diubah maka waktu perkuliahan akan mundur oleh karena itu perlu dilakukan perubahan sistem pengisian KRS.

2.    Untuk Meraih Peluang
c.    Pendaftaran secara manual hanya dapat menangani calon siswa baru yang datang ke lokasi pendaftaran, untuk meraih calon mahasiswa yag berada di luardaerah dan tidak dapat datang ke lokasi pendaftaran maka disediakan sistem pendaftaran on-line 

3.    Adanya Instruksi dari atasan
d.    Untuk menyeragamkan sistem akuntansi nasional maka setiap bendaharawan di instansi pemerintah harus mengganti buku besar manual dengan buku besar elektronik yang di bangun oleh badan akuntasi negara.

e.    Untuk mempercepat informasi pengitungan suara pada pemilu 2004 maka setiap PPS di tingkat kecamatan wajib menggunakan sistem penghitungan pemilu secara elektronik.

Peningkatan yang diharapkan setelah pengembangan sistem baru di lakukan adalah: PIECES
    PERFORMANCE (Kinerja)  Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki performance. Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif
    INFORMATION  Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki informasi. Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan
    ECONOMICS  Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki ekonomi, mengendalikan biaya, atau meningkatkan keuntungan. Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi
    CONTROL  Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki kontrol atau keamanan. Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi
    EFFICIENCY  Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki efisiensi orang dan proses. Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda denga ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum
    SERVICES (Pelayanan)  Kebutuhan untuk mengoreksi atau memperbaiki layanan  ke pelanggan, pemasok, rekan kerja, karyawan, dan lain-lain. Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

PERFORMANCE (KINERJA)
A.    Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu
B.    Response Time (Waktu Respons) – Penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke tansaksi atau permintaan tersebut.


INFORMATION (DAN DATA)
A.    Output
1.    Kurangnya Informasi
2.    Kurangnya informasi yang diperlukan
3.    Kurangnya informasi yang relevan
4.    Terlalu banyak informasi – “Kelebihan informasi”
5.    Informasi yang tidak dalam format yang berguna
6.    Informasi yang tidak akurat
7.    Informasi yang sulit untuk diproduksi
8.    Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya
B.    Input
1.    Data tidak di-capture
2.    Data tidak di-capture pada waktunya untuk berguna
3.    Data tidak di-capture secara akurat – terdapat error
4.    Data sulit di-capture
5.    Data di-capture secara berlebihan – data yang sama di-capture lebih dari sekali
6.    Terlalu banyak data di capture
7.    Data ilegal di-capture
C.    Data Tersimpan
1.    Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file dan/atau database
2.    Item-item data sama memiliki nilai-nilai berbeda dalam file-file berbeda (integrasi data yang jelek)
3.    Data tersimpan tidak akurat
4.    Data tidak aman dari kecelakaan atau kerusakan
5.    Data tidak diorganisasikan dengan baik
6.    Data tidak fleksibel – tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari data tersimpan
7.    Data tidak dapat diakses

ECONOMICS
A.    Biaya
1.    Biaya tidak diketahui
2.    Biaya tidak dapat dilacak ke sumber
3.    Biaya terlalu tinggi
B.    Keuntungan
1.    Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi
2.    Pemasaran saat ini dapat diperbaiki
3.    Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan

CONTROL (DAN KEAMANAN)
A.    Keamanan atau kontrol terlalu lemah
1.    Input data tidak diedit dengan cukup
2.    Kejahatan (misalnya, penggelapan atau pencurian) terhadap data
3.    Etika dilanggar pada data atau informasi – mengacu pada data atau informasi yang mencapai orang-orang yang tidak mempunyai wewenang
4.    Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau database-database yang berbeda
5.    Peraturan atau panduan privasi data dilanggar (atau dapat dilanggar)
6.    Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak)
7.    Error pembuatan keputusan terjadi
B.    Kontrol atau keamanan berlebihan
1.    Red tape (Prosedur) birokratis memperlamban sistem
2.    Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan
3.    Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan

EFFICIENCY
A.    Orang, mesin, atau komputer membuang waktu
1.    Data secara berlebihan di-input atau disalin
2.    Data secara berlebihan diproses
3.    Informasi secara berlebihan dihasilkan
B.    Orang, mesin, atau komputer membuang material dan persediaan
C.    Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
D.    Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan

SERVICE
A.    Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
B.    Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten
C.    Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya
D.    Sistem tidak mudah dipelajari
E.    Sistem tidak mudah digunakan
F.    Sistem canggung untuk digunakan
G.    Sistem tidak fleksibel pada situasi baru atau tidak umum
H.    Sistem tidak fleksibel untuk berubah
I.    Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain
PRINSIP PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
1.    Sistem dikembangkan untuk pihak manajemen (pengelola organisasi)
2.    Sistem dikembangkan merupakan investasi (Cost & benefit)
3.    Sistem dikembangkan memerlukan SDM terdidik
4.    Proses Pengembangan sistem harus melewati tahap tahap kerja
5.    Proses Pengembangan sistem tidak harus urut
6.    Pembatalan proses pengembangan sistem boleh dilakukan
7.    Dokumentasi harus di buat

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
1.    Perencanaan
2.    Analisis
3.    Desain
4.    Pemilihan
5.    Implementasi
6.    Pemeliharaan


Untuk ini ada banyak pendapat tapi secara umum dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
















KEBIJAKAN SISTEM
Kebijakan umum diambil oleh manajemen/pengelola organisasi berdasarkan pertimbangan pertimbangan yang telah disebutkan pada pertemuan sebelumnya pada alasan perlu/tidak nya pengembangan sistem dilakukan.

Tugas untuk mengarahkan proyek pengembangan sistem informasi di lakukan oleh pihak manajemen yang bertugas untuk :
1.    mengkaji, menyetuji atau merekomendasikan hal hal yang berhubungan dengan perencanaan sistem, pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras.
2.    Mengawasi kemajuan pelaksanaan proyek.
3.    Menilai kinerja dari fungsi fungsi sistem yang dikembangkan.
4.    Memberikan saran saran thd pelaksana proyek pengembangan sistem terutama berkaitan dengan sasaran sistem, sasaran perusahaan dan kendala kendala yang dihadapi.

PERANCANAAN SISTEM
SIAPA YANG MELAKUKAN PERENCANAAN
Perencanaan dilakukan oleh staff perencanaan pemilik sistem bisnis atau departemen sistem. Jika pemilik belum memiliki kemampuan maka mereka dapat menyewa konsultan untuk melakukan perencanaan ini.

APA YANG DILAKUKAN PADA SAAT PERENCANAAN
1.    Mengidentifikasi proyek proyek pengembangan sistem dilakukan oleh staf perencanaan atau konsultan.
2.    Memilih proyek pengembangan sistem yang akan dilaksanakan (dilakukan oleh manajemen).
3.    Mendefinisikan detail proyek yang akan dikembangkan dilakukan oleh sistem analis.

MENGIDENTIFIKASI PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM
1.    Mengkaji tujuan organisasi, perencanaan strategi dan taktik organisasi.
2.    Mengidentifikasi proyek proyek sistem yang bisa dikembangkan sesuai dengan kajian yang dilakukan pada point sebelumnya.
3.    Menentukan sasaran masing masing proyek pengembangan sistem yang diidentifikasi pada point sebelumnya.
4.    Mengidentifikasi kendala kendala yang bisa didapatkan pada masing masing proyek pengembangan sistem yang telah ditentukan sasarannya pada point 3.
5.    Mengusulkan skala prioritas.
6.    Membuat report perencanaan sistem (hasil akhir perencanaan).

PERSIAPAN PELAKSANAAN
Setelah dokumen perencanaan di buat, akan dilakukan review oleh tim manajemen yang bertindak selaku sterring commite untuk menentukan proyek pengembangan sistem mana yang akan dilaksanakan. Langkah berikutnya adalah menunjuk sistem analis untuk melakukan studi kelayakan dari proyek proyek tersebut.
1.    Menunjuk tim analis (bisa dari dalam organisasi itu sendiri bisa juga ditunjuk dari luar organisasi)
2.    Mengumumkan kepada calom pemakai sistem tentang proyek pengembangan sistem di dalam sebuah organisasi.

MENDEFINISIKAN MASING-MASING PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM
Tugas tugas ini akan dilakukan oleh sistem analis.
1.    melakukan proses identifikasi ulang ruang lingkup dan sasaran proyek.
2.    melakukan studi kelayakan.
3.    melakukan penilaian kelayakan sistem.
4.    membuat usulan proyek.
5.    meminta persetujuan manajemen.

MELAKUKAN PROSES IDENTIFIKASI ULANG RUANG LINGKUP DAN SASARAN PROYEK
Sistem analis akan mengkaji ruang lingkup dan sasaran proyek yang ditentukan oleh perencana. Sistem analis dapat mendiskusikan ini dengan pihak perencana dan manajemen untuk melakukan revisi, tambahan atau pengurangan ruang lingkup dan sasaran proyek jika dinilai kurang atau tidak tepat.

MELAKUKAN STUDI KELAYAKAN
Studi kelayakan dilakukan untuk menilai proyek yang akan dikembangkan layak atau tidak untuk dilanjutkan. Studi ini dapat dilakukan oleh analis dengan melakukan penelitian pendahuluan yang bertujuan untuk
1.    Memahami operasi dari sistem lama
2.    Menentukan garis besar kebutuhan pemakai (user requirement)
3.    Mengidentifikasi masalah yang timbul pada sistem lama

MELAKUKAN PENILAIAN KELAYAKAN SISTEM
1.    kelayakan teknologi
2.    Kelayakan operasional
3.    Kelayakan jadwal pelaksanaan
4.    Kelayakan ekonomi
5.    Kelayakan Hukum


KELAYAKAN TEKNOLOGI
Pertanyaan : apakah teknologi ini bisa diterapkan di sistem yang akan di bangun.
Terdapat 2 pertimbangan di sini :
1.    apakah teknologi tersebut tersedia di pasaran
2.    apakah tersedia SDM yang dapat mengooperasikan teknologi tersebut

KELAYAKAN OPERASI
Pertanyaan : Dapatkan sistem yang dibangun ini diterapkan dalam organisasi ini ?
Terdapat beberapa pertimbangan untuk hal ini :
1.    kemampuan SDM
2.    kemampuan sistem menghasilkan informasi
3.    kemampuan pengendalian operasi terhadap sistem
4.    efisiensi sistem

KELAYAKAN JADWAL
Apakah waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengembangan sistem dapat diterima oleh pihak manajemen sebagai waktu yang tidak terlalu lama.

KELAYAKAN EKONOMI
Pertanyaan : apakah sistem yang dikembangkan dapat di biayai dan menguntungkan?
Ada beberapa aspek yang harus dipertimbangkan :
1.    besarnya dana yang diperlukan
2.    manfaat yang akan diperoleh bagi perusahaan
KELAYAKAN HUKUM
Penerapan sistem harus tidak menimbulkan masalah hukum dikemudian hari setelah diterapkan.

HASIL AKHIR DARI KERJA ANALIS PADA TAHAP INI
Dokumen usulan sistem dengan beberapa alternatif pemecahan masalah.
Dokumen ini pada pokoknya memuat :
1.    Ruang lingkup yang telah direvisi dari dokumen perencanaan sistem
2.    Sasaran Proyek yang telah di revisi dari dokumen perencanaan
3.    Daftar permasalahan
4.    Daftar Kebutuhan Informasi (user information requrement)
5.    Metode pendekatan yang dipilih
6.    Metode penerapan sistem
7.    Metode pengembangan sistem
8.    Alternatif-Alternatif  Pemecahan masalah
9.    Kendala Kendala yang ditemukan
10.    Biaya & Manfaat dari masing masing alternatif
11.    Hasil Studi Kelayakan dari masing masing alternatif
12.    Struktur organisasi pelaksana proyek
13.    Kebutuhan perangkat keras & perangkat lunak dari masing masing alternatif
14.    Jadwal Pelaksanaan dari masing masing alternatif

SOFTWARE PROJECT PLANNING
OBSERVATION ON ESTIMATING
Perkiraan terhadap sumber daya, biaya dan penjadwalan proyek.
Faktor faktor yang mempengaruhi adalah :
    Tingkat kompleksitas proyek
    Ukuran Besar kecilnya proyek
    Struktur ketidakpastian proyek

TUJUAN PERENCANAAN PROYEK
Menyediakan framewok (kerangkan kerja) yang dapat digunakan oleh pengelola proyek untuk memperkirakan sumber daya, biaya dan jadwal pengerjaan proyek dengan tepat. Perkiraan ini akan dibuatapda saat proyek di mulai dan dapat diperbaiki selama proyek berjalan. Dalam perencanaan dapat didefinisikan kondisi terbaik “best case” maupun kondisi terburuk “worst case”.
Berikutnya akan dibahas tiap-tiap aktivitas yang berada dalam perencanaan proyek perangkat lunak.

SOFTWARE SCOPE
Aktivitas pertama yang dilakukan adalah menentukan ruang lingkup dari perangkat lunak yang akan dibangun. Disini didefinisikan:
    Fungsi
    Performance
    Kekangan kekangan (constraint)
    Antar muka (interfaces) 
    Reliability

INFORMASI YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENENTUKAN CAKUPAN PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE SCOPE)
Jika pembuat perencanaan merupakan seorang konsultan diluar sistem bisnis yang bersangkutan maka langkah pertama adalah dilakukan pertemuan antara klien dengan system analist. Pada pertemuan ini analist perlu menanyakan beberapa hal penting, dan analist harus memposisikan dirinya pada fokus klien.

3 Level Pertanyaan pada Pertemuan Pertama
A.    contex free question. Pertanyaan pertanyaan ini mengarahkan analist untuk mengetahui dasar permasalahan yang ingin diselesaikan.
Contoh : 1. Siapa yang meminta proyek ini diadakan
B. Pertanyaan untuk mengetahui masalah lebih mendalam
Contoh
1.    Menurut klien bagaimana seharusnya output yang baik yang diinginkan keluar dari sistem baru?
2.    Apakah ada performa khusus yang harus dimiliki oleh sistem baru?     
C.    Meta – Question. Pertanyaan yang berfokus kepada efektifitas pertemuan misalnya
1.    Apakah anda orang yang tepat untuk menjawab pertanyaan pertanyaan saya tadi?
2.    Apakah pertanyaan pertanyaan saya relevan dengan permasalahan yang anda hadapi?

Reaksi: